La gestion des plannings est un processus qui devient facilement compliqué et prend du temps.
Supposons que c'est un physiothérapeute, déjà avec quelques clients, qu'il reçoit dans son cabinet après rendez-vous. Ou peut-être est-elle une esthéticienne, qui accepte les rendez-vous pour ces travaux plus longs. Ou vous avez déjà une réceptionniste, mais le nombre d'appels que vous recevez est si important que vous ne pouvez pas répondre à votre téléphone portable et signaler les demandes que vous recevez.
Perdez-vous beaucoup de temps avec l'une de ces tâches de gestion de la planification ?
- Trouver une date compatible
- Gérez votre équipe ou l'attribution de l'espace
- Rappeler au client que le rendez-vous est le lendemain
- Traiter les paiements et la facturation
La solution Samsys Scheduling Management peut vous aider à investir votre temps dans ce que vous aimez faire.
Trouver une date compatible
Après la planification, tout semble simple, mais avant… vous devez rendre votre horaire compatible avec celui de votre client. Cela signifie que vous devez aller dans votre agenda pour voir quels jours sont disponibles, le dire à votre client et attendre qu'il se souvienne des jours dont il dispose.
Si vous le faites par e-mail, il s'agit d'un échange d'e-mails continu jusqu'à ce que la date soit correcte, et si cela se passe mal, le client abandonne entre-temps.
Si vous le faites par téléphone portable... eh bien il faut d'abord être disponible pour répondre au téléphone portable, ce qui peut être compliqué si vous avez déjà un emploi du temps bien rempli comme vous le souhaitez sans doute.
Et après cela, vous devrez toujours vous souvenir de la date que votre client vous a indiquée et l'enregistrer quelque part (excel ?) afin de ne pas l'oublier.
Gérez votre équipe ou l'attribution de l'espace
Si vous avez déjà quelqu'un d'autre qui travaille avec vous, au lieu de simplement regarder votre emploi du temps, vous devrez également regarder l'agenda de ces personnes. Vous devrez vous souvenir des dates auxquelles ils sont généralement disponibles pour y assister. Sans oublier ces jours de vacances qu'ils avaient demandés.
De même, si vous n'avez qu'un seul bureau qui devra être utilisé par plus d'une personne, il sera commode que personne ne programme une réunion au même jour et à la même heure que l'autre collègue avait déjà planifié.
Rappeler au client que le rendez-vous est le lendemain
Après tout cet investissement en temps, il suffit de prendre rendez-vous même si le client se présente… ou bien faites-nous savoir que vous ne pourrez pas y aller, afin que nous puissions utiliser ce temps pour d'autres tâches.
Cela signifie que chaque jour, nous passerons quelques minutes de plus à regarder la liste du lendemain, à appeler ou à envoyer des e-mails à ces personnes. Plus de temps administratif quand je pourrais être au service de quelqu'un d'autre.
Paiements
Entre les deux, on peut encore avoir des paiements… combien coûte la consultation, la personne doit-elle payer avant ou après ? Nous voulons intégrer avec logiciel de facturation pour émettre la facture rapidement ou est traité autrement
Gestion des horaires Samsys
A Gestion des horaires samsys une autre solution Samsys, ce qui vous aidera à grandir.
Il s'agit d'une solution Web basée sur WordPress et d'un plugin de planification qui, avec le Équipe de développement Web Samsys, cela peut vous aider à récupérer le temps que vous investissez actuellement dans des tâches administratives, que vous pouvez ensuite rediriger vers ce pour quoi vous êtes vraiment doué.
